Comunicação Síncrona e Assíncrona: conheça as boas práticas

A adoção do trabalho remoto trouxe grandes transformações para o ambiente organizacional. De acordo com dados da Vaipe 56% dos colaboradores querem retomar ao escritório com um aumento na possibilidade de dias em home office. Entretanto, o distanciamento proporcionado por essa nova forma de trabalho interfere significativamente na comunicação das empresas. Por isso, neste artigo você vai conhecer os impactos da comunicação síncrona e assíncrona no dia a dia das organizações.

O que é comunicação síncrona e assíncrona

Enquanto a comunicação síncrona refere-se ao contato imediato entre o emissor (quem envia a mensagem) e o receptor (quem recebe a mensagem), a comunicação assíncrona é atemporal. Ou seja, na comunicação assíncrona o emissor envia a mensagem, mas não necessariamente o receptor irá recebê-la imediatamente.

Comunicação síncrona e assíncrona nas organizações

Com o advento do home office os colaboradores, gestores e gestoras estão sentindo os impactos da comunicação síncrona e assíncrona no cotidiano das organizações.

Segundo o Relatório de Home Office da Vaipe, 97% dos colaboradores continuam a ter acesso às comunicações da empresa. No entanto, nem sempre esse diálogo acontece no momento e nas ferramentas de comunicação apropriadas.

Ao passo que os gestores e gestoras se encontram distantes da sua equipe, o microgerenciamento aumenta, bem como ansiedade por respostas rápidas. É nesse cenário que a comunicação síncrona e assíncrona entra em ação. 

Isto é, ao enviar recados através de ferramentas de comunicação instantânea como Slack, WhatsApp ou e-mail, as pessoas tendem a esperar respostas imediatas. Entretanto, quem recebe a mensagem pode estar indisponível naquele momento. Dessa forma, mensagens de texto fazem parte da comunicação assíncrona e, nesse caso, estar online ou receber a mensagem não significa estar à disposição.

Home Office: como melhorar a comunicação

A mudança do presencial para o online afeta consideravelmente a comunicação entre as pessoas. Isso porque, pessoalmente nós contamos não só com a linguagem verbal, como também com a linguagem corporal, o que se perde ao passar para o ambiente de trabalho totalmente remoto. Por isso, os canais de comunicação e a clareza nas mensagens é fundamental para que não existam ruídos durante a troca de informações.

Entre as melhores práticas de home office para tornar a comunicação nas organizações assertiva está o esclarecimento sobre para que serve cada canal de comunicação online. Veja no exemplo a seguir:

  • Emails são para assuntos importantes.
  • Chamadas de vídeo são para realizar reuniões.
  • Ligações são para assuntos urgentes.
  • Slack / Teams / Hangouts são para mensagens rápidas.
  • WhatsApp é para conversas fora do expediente.

Além disso, a passagem de reuniões presenciais para chamadas de vídeo é essencial e exige um alinhamento com a equipe. Para isso, é importante comunicar as pessoas sobre os dias e horários que vão acontecer reuniões como feedback 1:1, feedbacks, daily ou outros rituais que a empresa possua. É interessante também, enviar invites para cada membro que irá participar da reunião online e avisar qual canal de comunicação será utilizado. Dessa forma, todos estarão preparados quando a reunião for acontecer.

Semelhantemente, para que exista sintonia entre os membros da empresa, é relevante que cada time crie seus próprios códigos para que a comunicação flua da melhor forma possível. Por exemplo, na Vaipe os colaboradores tem como melhores práticas de home office comunicar via Slack sempre que começa a trabalhar, faz uma pausa, sai para almoçar e finaliza o expediente. Assim como, utilizam os status do Slack para informar quando estão em reunião, almoçando ou até mesmo como estão se sentindo.

Boas práticas de comunicação síncrona e assíncrona

A fim de te ajudar a estabelecer uma boa comunicação entre os colaboradores da sua empresa, separamos as melhores práticas de comunicação síncrona e assíncrona nas organizações. Acompanhe a seguir:

Seja direto

No caso de mensagens instantâneas, busque sempre cumprimentar a pessoa e dizer detalhadamente qual é o seu objetivo com aquela mensagem. Por exemplo: 

Olá, tudo bem? Gostaria de saber se você já conseguiu criar a apresentação dos resultados de marketing para a reunião de segunda-feira? Se sim, podemos marcar uma videoconferência para o dia 03/06, às 10h, para revisar o que você preparou? Abraços!

Assim, enviando mensagens diretas e detalhadas você terá respostas assertivas para as dúvidas que possui. Mas lembre-se que em comunicações assíncronas o retorno nem sempre será imediato. Caso você tenha urgência na resposta, faça uma ligação.

Tenha paciência

É provável que a pessoa que está recebendo a sua mensagem via Slack, WhatsApp ou e-mail esteja ocupada em outras atividades naquele momento e não consiga te responder imediatamente. Afinal, comunicações assíncronas são indiretas e demoram para ter uma devolutiva.

Dessa forma, é sua responsabilidade ter paciência e não ficar enviando mensagens mais de uma vez solicitando resposta. Lembre-se: estar online não significa estar à disposição.

Além disso, quando se trata de mensagens referentes ao trabalho, respeite o espaço do seu colega e envie mensagens apenas em dias e horários comerciais. Ou seja, nada de mandar mensagem domingo à tarde por WhatsApp falando de trabalho.

Faça ligações ou videoconferências

Entretanto, quando a situação se trata de uma emergência o ideal é usar canais de comunicação síncrona. Isto significa que você deve ligar para a pessoa ou marcar uma reunião por videoconferência.

Por fim, é importante entender que emergência se refere a algo que apresenta complicações imediatas. Enquanto a urgência se trata de uma ameaça em um futuro próximo, que pode virar uma emergência se não for solucionada.

Ferramentas de comunicação

Com a finalidade de te ajudar a melhorar a comunicação na sua empresa, selecionamos as melhores ferramentas de comunicação síncrona e assíncrona para times remotos. Confira cada uma delas a seguir.

Síncrona: para ligar ou fazer videoconferência

  • Chamadas do Slack: com as Chamadas do Slack, você pode fazer chamadas de voz ou vídeo com qualquer membro do seu workspace.
  • Hangouts: plataforma de comunicação, desenvolvida pela Google, que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP.
  • Skype for Business: permite que você adicione até 250 pessoas para reuniões online e gerencie contas de colaboradores. Além de estar integrado aos aplicativos do Office.
  • WhatsApp: aplicativo multiplataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz para Smartphone.
  • Whereby: plataforma com videoconferências fáceis, sem necessidade de login ou downloads. Também é possível fazer o compartilhamento de tela, gravação, etc.

Assíncrona: para conversar por mensagem

  • Hangouts: plataforma de comunicação, desenvolvida pela Google, que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP.
  • Microsoft Teams: plataforma unificada de comunicação e colaboração que combina bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho.
  • Slack: as conversas são organizadas e em vez de uma única caixa de entrada, todas acontecem em espaços dedicados chamados de “canais”.
  • Skype for Business: permite que você adicione até 250 pessoas para reuniões online e gerencie contas de colaboradores. Além de estar integrado aos aplicativos do Office.
  • WhatsApp: aplicativo multiplataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz para Smartphone.

E aí, você já teve algum problema com a comunicação assíncrona? Compartilhe nos comentários uma boa prática adotada pela sua empresa melhorar a comunicação síncrona e assíncrona.

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