Melhores práticas de home office: como trabalhar de casa na quarentena?

Com a chegada do COVID-19 (coronavirus disease 2019), também conhecido como novo coronavírus, o home office passou a ser utilizado por muitas empresas como uma medida de proteção à saúde dos colaboradores. Por isso, para te ajudar nesse processo de transição, fizemos uma lista com as melhores práticas de home office adotadas pelo mercado. Vamos conferir?

Melhores práticas de home office

Conhecendo as melhores práticas de home office

Fazer a transição de equipes presenciais para times 100% remotos não é uma tarefa fácil, até porque, a gestão de pessoas à distância requer empatia e sensibilidade tanto dos colaboradores, quanto dos líderes e profissionais de Gente & Gestão. Dessa forma, é importante se preparar para esse momento e estar atento aos fatores estruturais e emocionais para implementar as melhores práticas de home office na sua empresa. Conheça cada uma delas a seguir.

Melhores práticas de home office: infraestrutura

O primeiro passo para implementar o trabalho remoto é preparar o ambiente de trabalho que cada colaborador vai utilizar para desempenhar suas funções. Portanto, o cenário ideal é que cada um tenha um ambiente separado e único no qual possa simular a mesa de trabalho e o escritório. Entretanto, o básico para que isso aconteça é que o colaborador tenha uma conexão com a internet e um computador.

Eventualmente, nem todos estão preparados para executar o trabalho remoto, ou seja, não possuem o ambiente adequado. Por isso, ter empatia é fundamental. Algumas vezes a conexão com a internet não é a melhor dentro de casa, há crianças e barulhos diversos de outros moradores, tenha isso em mente ao trabalhar com um colega.

Caso o seu time não tenha o básico para desempenhar as funções, o mais conselhável é negociar o aluguel de desktops ou laptops pelo tempo necessário. Além disso, se possível, forneça também o modem (roteador de internet).

Por fim, é preciso adequar uma rotina para que os colaboradores trabalhem remotamente. Se necessário, ajuste os horários de entrada (online) e saída (offline); crie regras de comunicação, como por exemplo: utilizar o principal canal de comunicação da empresa para os colaboradores avisarem quando começam a trabalhar, fazem uma pausa e encerram o expediente. Caso existam rituais e reuniões presenciais, mantenha-os como reuniões por vídeo.

Melhores práticas de home office: comunicação

A mudança do presencial para o online afeta consideravelmente a comunicação entre as pessoas. Isso porque, pessoalmente nós contamos não só com a linguagem verbal, como também com a linguagem corporal, o que se perde ao passar para o ambiente de trabalho totalmente remoto. Por isso, os canais de comunicação e a clareza nas mensagens é fundamental para que não existam ruídos durante a troca de informações.

Entre as melhores práticas de home office para tornar a comunicação nas organizações assertiva está o esclarecimento sobre para que serve cada canal de comunicação online. Veja no exemplo a seguir:

  • Emails são para assuntos importantes.
  • Chamadas de vídeo são para realizar reuniões.
  • Ligações são para assuntos urgentes.
  • Slack / Teams / Hangouts são para mensagens rápidas.
  • WhatsApp é para conversas fora do expediente.

Além disso, a passagem de reuniões presenciais para chamadas de vídeo é essencial e exige um alinhamento com a equipe. Para isso, é importante comunicar as pessoas sobre os dias e horários que vão acontecer reuniões como feedback 1:1, feedbacks, daily ou outros rituais que a empresa possua. É interessante também, enviar invites para cada membro que irá participar da reunião online e avisar qual canal de comunicação será utilizado. Dessa forma, todos estarão preparados quando a reunião for acontecer.

Semelhantemente, para que exista sintonia entre os membros da empresa, é relevante que cada time crie seus próprios códigos para que a comunicação flua da melhor forma possível. Por exemplo, na Vaipe os colaboradores tem como melhores práticas de home office comunicar via Slack sempre que começa a trabalhar, faz uma pausa, sai para almoçar e finaliza o expediente. Assim como, utilizam os status do Slack para informar quando estão em reunião, almoçando ou até mesmo como estão se sentindo.

Ferramentas para times remotos

Com a finalidade de te ajudar nesse momento de transição, selecionamos as melhores ferramentas para times remotos. Confira cada uma delas a seguir.

Para conversar por mensagem

  • Slack: as conversas são organizadas e em vez de uma única caixa de entrada, todas acontecem em espaços dedicados chamados de “canais”.
  • Hangouts: plataforma de comunicação, desenvolvida pela Google, que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP.
  • Microsoft Teams: plataforma unificada de comunicação e colaboração que combina bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho.
  • Skype for Business: permite que você adicione até 250 pessoas para reuniões online e gerencie contas de colaboradores. Além de estar integrado aos aplicativos do Office.

Para conversar por vídeo

  • Whereby: plataforma com videoconferências fáceis, sem necessidade de login ou downloads. Também é possível fazer o compartilhamento de tela, gravação, etc.
  • Chamadas do Slack: com as Chamadas do Slack, você pode fazer chamadas de voz ou vídeo com qualquer membro do seu workspace.
  • Hangouts;
  • Skype for Business.

Para organizar tarefas

  • Trello: sistema de quadro virtual para gerenciamento de tarefas que segue o método Kanban, muito usado no desenvolvimento com Scrum.
  • Notion: ferramenta que une recursos para organizar, gerenciar e acompanhar suas tarefas e projetos.
  • Monday.com: sistema operacional de trabalho que permite que as organizações criem aplicativos personalizados de fluxo de trabalho em um ambiente sem código — para executar projetos, processos e trabalho diário.
  • Jira: ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos garantindo o gerenciamento de todas as atividades em um único lugar.

Outras dicas

  • Zendesk para atendimento ao consumidor;
  • Empresas de Ponto Digital;
  • Conheça as integrações que podem ser feitas com seus canais de comunicação, por exemplo, integrar seu Google Drive ao Slack, ou até mesmo o sistema de ponto digital.

Como engajar o time remoto?

Embora o ambiente remoto tenha que ser levado a sério, nem tudo deve ser sobre trabalho. Assim, é preciso existir momentos de descontração, seja numa conversa por mensagem ou nas chamadas de vídeo. Dessa forma, nem todas as suas conversas têm necessidade de ser sobre entregas, alinhamentos ou pedidos. As conversas casuais também são importantes!

Aliás, como uma boa prática com o seu time, tente reunir todos 15 minutinhos diariamente para conversar sobre a rotina de cada um. Eventualmente, pergunte o que cada um tem assistido, troque dicas sobre atividades domésticas ou então aproveite para apresentar seu pet e a sua família.

A fim de descontrair um pouco, incentive sua equipe a utilizar imagens para ilustrar conversas e animar o grupo; promova enquetes e estimule as pessoas a interagirem entre si. Às vezes, o uso de emojis também ajuda na comunicação, interpretação e expressão de sentimentos. Isso porque, o trabalho remoto muitas vezes pode parecer distante. Contudo, pequenas ações como essas podem aproximar as pessoas.

Conheça o #QuarentenaVaipe

Ademais, se a empresa está passando pela primeira experiência com home office, é importante ouvir tanto os líderes, quanto os colaboradores sobre novas ideias, ferramentas ou canais de comunicação interessantes para a equipe. Pensando nisso e dado que a Vaipe é uma empresa de pesquisa que tem no DNA compartilhar as melhores práticas de Gente & Gestão, vimos que nada mais faria sentido do auxiliar o RH, líderes e colaboradores durante essa transição.

Por isso, nós unimos a nossa experiência com a dos nossos clientes e empresas parceiras como a HSMVittude e Grupo Kronberg, para lançar a #QuarentenaVaipe: um conjunto de ações totalmente gratuitas para suportar você nesse momento. Através de pesquisas pulse sobre engajamento, home office e saúde mental você consegue monitorar o seu time ou a sua empresa nos três estágios da quarentena:

  1. Pesquisa Pulse de Resposta ao plano COVID19: entenda a reação do seu time às medidas de prevenção adotadas para pandemia de Coronavírus (COVID-19) na empresa.
  2. Pesquisa Pulse Home Office: monitore a produtividade do seu time ou empresa em home office durante o período de quarentena. Tenha informações rápidas e acionáveis para garantir a produtividade.
  3. Pesquisa Pulse Saúde Mental: acompanhe o nível de stress da sua equipe durante a quarentena. Teremos impactos profundos na saúde física e mental do nossos colaboradores.

 

Além das Pesquisas Pulse, nós fizemos a Curadoria #QuarentenaVaipe, uma coleção de ideias, informações e recursos de diversas fontes para ajudá-lo a navegar e se atualizar sobre o COVID-19.

Temos também, nosso Grupo no WhatsApp #QuarentenaVaipe, que conecta pessoas e compartilha ações para ajudar todos que estão suportando empresas, gestores, gestoras e times a navegar na complexidade do COVID-19. Para participar do Grupo no WhatsApp basta clicar aqui.

Como a sua empresa está passando por essa fase de transição? Deixe sua mensagem nos comentários.

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4 thoughts on “Melhores práticas de home office: como trabalhar de casa na quarentena?

  1. Adorei seu post!

    Recentemente fiz um post falando como minha vida mudou depois que comecei a trabalhar em casa, sem complicação e não senti os efeitos da quarentena no meu bolso, a galera está gostando muito!

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