Reabertura dos escritórios: os critérios da Sinqia para decidir a retomada ao escritório físico

Prazer, eu sou a Tatiana Cirio, Chief People Officer na Sinqia. A Vaipe me convidou para relatar um pouco da experiência que tivemos para contornar os desafios impostos pela pandemia e criar premissas para a retomada ao escritório. Antes de tudo, gostaria de compartilhar que a Sinqia é uma empresa de capital aberto que fornece plataformas para o mercado financeiro, ou seja, somos uma empresa de tecnologia. Por isso, migrar do ambiente presencial para o remoto não foi difícil por alguns motivos: 

  1. Todas as ferramentas necessárias para executar o trabalho já estavam armazenadas na nuvem;
  2. Nós tínhamos a política de home office 1x na semana e estávamos num piloto de aumentar esse número para 2x com algumas equipes.

Além disso, como empresa, passamos por todas as fases do processo de migrar os times 100% em trabalho remoto e garantir que os colaboradores estavam produzindo bem. Apenas algumas pessoas tinham a necessidade de estar presencialmente no escritório, seja na recepção, na infraestrutura para monitorar a parte técnica e da equipe terceirizada de limpeza para garantir a higiene do local, mas todas com as devidas precauções.

Contudo, depois de um certo período de isolamento, os colaboradores começaram a questionar sobre quando iria acontecer a volta para o escritório. Fora isso, havia também o grupo que estava curtindo o home office e queria continuar assim. Dessa forma, o choque inicial foi que todas essas questões vieram direcionadas para mim. Mas apesar dos meus 10 anos de experiência, eu nunca havia vivenciado nenhuma situação parecida com essa. Logo, o grande desafio era encontrar as respostas para essas perguntas.

Critérios para a retomada física ao escritório

Com o problema nas mãos para definir como, e, se voltar para o escritório, eu conversei com o meu coach e nós chegamos à decisão de bater um papo em conjunto com o CEO da Sinqia. Moral da história: nós 3 definimos que a data do retorno ninguém sabia e não tinha como definir, mas os critérios básicos para a retomada e o mínimo de condições necessárias para voltar a gente conhecia.

Então o que precisávamos era acompanhar esses critérios e definir as regras ao invés dos resultados (voltar para o escritório). Assim, nós criamos um plano de retomada e os critérios para acompanhar esse retorno.

Premissas para retomada

Em suma, as premissas para retomada são os critérios que o governo adota para identificar em que nível está cada cidade. Contudo, na Sinqia esses critérios são medidos por filial (São Paulo, Belo Horizonte, Curitiba e Florianópolis). Dessa maneira, as premissas são:

  • Liberação total das atividades da cidade em que se encontra a filial;
  • Velocidade de contágio abaixo de 1;
  • Taxa de ocupação dos leitos de UTI abaixo de 60%;
  • Disponibilidade de restaurantes suficientes na região para alimentação adequada.

Além disso, para atingir os critérios da retomada é necessário que a região passe 15 dias seguidos com todas as premissas com status “verde”. Caso o status retroceda para o amarelo, a contagem começa do zero. Ou seja, quando tudo fica verde de novo retorna uma nova contagem de 15 dias.

Ademais, a primeira fase de retomada será majoritariamente voluntária e não necessariamente todos os dias da semana. Nessa fase nós vamos operar somente com até 20% dos colaboradores de cada equipe para evitar o contágio. Após 30 dias de retorno, pretendemos avaliar um aumento para 50% da equipe.

Retorno com restrições 

Entretanto, mesmo que a filial atinja os 15 dias com status “verde” em todas as premissas, ainda existem casos para um retorno com restrições, são eles:

  • Apresentar sintomas do COVID-19;
  • Fazer parte do grupo de risco;
  • Morar com alguém que faz parte do grupo de risco;
  • Morar em outra região que não tenha atingido o status “verde” durante 15 dias seguidos (nesse caso, reside em um município diferente da filial);
  • Para trabalhar utiliza mais de um transporte público.

Comitê COVID-19

Eventualmente, um dos pontos acertados para que esse tipo de responsabilidade não fosse “jogada” para o RH, foi a criação de um comitê para compartilhar os cuidados na tomada de decisão. Desse modo, foram selecionadas algumas áreas que são impactadas e tomam decisões básicas:

  • RH: discute e faz pesquisas para ter decisões baseadas em dados, já fizemos as pulses da #QuarentenaVaipe e pesquisas com os gestores.
  • Marketing: faz as comunicações internas.
  • Infra: cuida da infraestrutura do escritório, como a disponibilização do álcool gel, adesivos demarcando os espaços físicos, além de controlar os indicadores de retomada de cada filial.

Atualização semanal das premissas

Com o propósito de informar toda empresa sobre o status das premissas de cada filial, semanalmente de quarta para quinta-feira o time de infra atualiza o status dos critérios, ainda na quinta nós apresentamos ele para os c-levels e na sexta-feira o time de marketing comunica para todos os colaboradores (nas primeiras semanas eram apenas aos líderes) o status das filiais. O histórico das semanas anteriores também fica disponível no blog interno da empresa.

Importância de comunicar os colaboradores

Antes de adotarmos esse formato de comunicação, toda semana apareciam muitos questionamentos dos colaboradores para gestão e o RH. Após essa adoção, os colaboradores passaram a ter uma visão clara sobre como está, de fato, a situação da cidade em que ele trabalha. Em outras palavras, nós nunca mais recebemos questionamentos dos colaboradores sobre quando voltar para o escritório.

Por isso, a minha mensagem para você que está passando por essa situação é: vamos nos basear em fatos e dados para comunicar e deixar as pessoas seguras de que a gente só vai tomar uma decisão de retorno quando for seguro para todo mundo.

Aliás, o indispensável nesse momento é o RH não trabalhar sozinho, a gente trabalha como apoio para as outras áreas, ou seja, estamos aqui para servir e conseguir achar, com as pessoas, o melhor caminho. Afinal, quando a gente trabalha em momentos que afetam os colaboradores, a empresa e o país como um todo, não importa só se a empresa está indo bem, nós temos que valorizar as pessoas. Nós estamos num momento de crise sim, mas é preciso parar de querer ter todas as respostas, é importante conversar, trocar experiências e admitir que a gente não sabe como as coisas vão ficar ou como vai ser daqui pra frente. Dessa forma, ter menos certezas, mas ter um time unido nesse momento é o mais importante.

Tatiana Rosa Cirio é graduada em Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina, passando pela The George Washington University, School of Business dos Estados Unidos. Realizou também o MBA Executivo em Gestão de Recursos Humanos pela Fundação Getúlio Vargas e é Certificada em Agile HR pela Agile HR Community. Grande parte da sua carreira foi construída na Ambev e atualmente exerce a função de Chief People Officer na Sinqia, empresa de tecnologia brasileira de alto crescimento listada na B3, onde atua há mais de 3 anos à frente da área de RH. LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/tatiana-cirio/
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