Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail

Quem nunca se identificou com o meme “Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”?. A partir dos dados da Vaipe (comentários anônimos de colaboradores) das pesquisas pulse de engajamento e home office, além das conversas de lideranças de Gente & Gestão no grupo do WhatsApp #QuarentenaVaipe, temos visto que com a pandemia um novo fenômeno surgiu. Aliás, esse fenômeno já tem  nome: zoom fatigue, ou seja, o esgotamento pelo excesso de vídeos.

 

enquete sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail

 

Logo após um comentário no grupo questionando: “pessoal, a galera está reclamando muito de excesso de reuniões aí?”, fiz uma enquete rápida no Linkedin para buscar percepções. Como resultado, notei que 34% das pessoas acham que metade ou mais das reuniões poderiam ter sido um e-mail, uma mensagem no Slack, um card no Trello ou uma ligação!

Afinal, com frequência as pessoas reclamam que são chamadas para reuniões em excesso.Assim como, durante essas reuniões pessoas específicas dominam as conversas e não há um clima nas reuniões no qual as pessoas possam brigar por suas idéias ou discutir pensamentos críticos.

Pesquisas sugerem que das 23 horas que os executivos passam em reuniões a cada semana, em média, oito são improdutivas. Além disso, cerca de 90% das pessoas relatam sonhar acordado nas reuniões e 73% admitem que usam o tempo da reunião para realizar outros trabalhos. Portanto, ao  colocarmos 5 pessoas numa sala para uma reunião improdutiva, estamos não só gastando $$ da hora delas, como também deixando-as frustradas. Pois sair de uma reunião que poderia ter sido um e-mail gera um impacto pós de “perdi meu tempo nisso, porque raios insisti em fazer tantas reuniões?”.

Enfim, meu objetivo aqui não é falar sobre como agendar reuniões, mas compartilhar o que praticamos na Vaipe e indicamos aos nossos clientes. Sobretudo, porque quando analisamos o tema “reunião”, é importante entender a diferença entre um ritual e uma reunião focada.

Tipos de reunião

Sem dúvida, há uma banalização do termo reunião, visto que nos dias atuais tudo vira reunião. Por esse motivo, é importante entendermos dentre as reuniões que temos quais são rituais e quais não são.

Rituais

Os rituais são reuniões que acontecem com frequência e constância dentro do time, empresa ou mesmo 1:1. Na Vaipe, como empresa, temos 5 rituais que acontecem de maneira frequente. Dessa forma, esses rituais têm atores, frequência, objetivo e estrutura distintos.

reunião rituais

Em seguida, um dos pontos que vimos nas conversas é que com a pandemia e a (forçada) adoção do trabalho remoto, líderes incorporaram novas reuniões e rituais que antes não existiam. Então, o grande questionamento que faço é: “qual o objetivo dessas novas reuniões? São reuniões que, se não fosse o trabalho remoto, fariam sentido acontecer? Ou é uma tentativa da liderança de continuar a ter aquela visão de controle e comando? Elas têm um objetivo claro e alinhado com os rituais de gestão da empresa?”

Exemplo: na Vaipe não tivemos mudanças de rituais e os 5 rituais que aconteciam de maneira frequente continuaram a acontecer. Por mais que tivéssemos incorporado apenas 1 novo, que é o Stop ou Gartic online toda quinta-feira, às 13h30, só participa quem quer.

Reuniões pontuais

Além disso, outro tipo de reunião são as pontuais. Essas por sua vez,  acontecem porque temos um ponto específico a ser discutido que envolve pessoas de times distintos ou do mesmo time. Mas de novo, são pontuais e tem um objetivo específico a ser alcançado. Inevitavelmente, muitas vezes as pessoas confundem trabalhar em algo juntas e fazer reunião pontual. 

Exemplo: ontem eu trabalhei com a Letícia para estruturar uma estratégia de Marketing, nós trabalhamos juntas por 2 horas e produzimos. Desse modo, a gente saiu da vídeo com o sentimento de “executamos juntas”. Ou seja, não ficamos alinhando coisas numa reunião pontual.

Estrutura das reuniões

Eventualmente, quando você se propõe a se unir a mais de uma pessoa, é super importante ter clareza e ir preparado para não ficar de bobeira na reunião e gastar o tempo dos demais. Na Vaipe, para cada um dos rituais o líder ou a líder junto com a equipe é responsável por definir qual a estrutura mais adequada. Além disso, repensar a estrutura quando as pessoas saem do encontro com a percepção de “que reunião ruim”

Por exemplo, na Vaipe toda segunda-feira temos a Weekly com o time Comercial, Customer Success, Produto e Growth Marketing. Com o objetivo de otimizar o tempo e sermos assertivos, durante a reunião utilizamos a seguinte estrutura:

  • Quais foram as prioridades que eu finalizei na semana passada.
  • Quais são as minhas prioridades esta semana.
  • O que eu preciso de ajuda de pessoas que estão na reunião.
  • Coisas que estão se passando na minha cabeça.

Já nas Dailys do time Comercial, que acontecem todos os dias, às 12h, por 15 minutos, a estrutura que usamos é:

  • Leads novos: perfil da empresa + fit com a Vaipe + próximos passos.
  • Reuniões do dia anterior pós daily e manhã: quais próximos passos.
  • Status de fechamentos.
  • O que eu preciso de ajuda de pessoas que estão na reunião.

Como montar a estrutura das reuniões

É provável que você pense que é fácil estruturar os bullets acima, mas não é! Posto que, na estrutura da reunião do Comercial eu passei um bom tempo pensando e repensando sobre o modelo ideal até chegar nesse. Lembro que fiquei muito feliz no dia que faltei em uma (erro! estava gravando uma live com outra empresa e não avisei com antecedência) e tive o feedback de que as reuniões não deveriam deixar de acontecer porque são importantes.

Certamente, os exemplos acima são de estrutura de reuniões rituais. Por isso, como gestor ou gestora é seu trabalho ao longo do tempo revisitar a estrutura e tornar cada vez mais excelente. Porém, como fazer as reuniões pontuais? Para reuniões específicas, trazer a pergunta-problema como tema da reunião ajuda muito. Exemplo: ao invés de “reunião plano de retomada” pode ser “devemos voltar ao escritório?”. Assim, os participantes na chamada já começam a pensar em respostas antes da reunião. Ademais, nessas reuniões gosto muito de usar a seguinte estrutura:

  • Objetivos da reunião: repassar porquê a reunião está acontecendo e as pessoas que estão foram envolvidas.
  • Apresentar material: explicar o por que, como, o que (como e o que podem ser o tema da reunião).
  • Fazer 60 segundos de recapitulação: nosso objetivo era XPTO, falamos sobre A/B/C/D como viáveis, combinamos que como próximos passos precisamos fazer 1/2/3 cada um e nos reunimos novamente (se necessário) no dia tal.

Preparação para as reuniões

Todavia, de nada adianta ter rituais claros (ou reuniões pontuais) e estruturas bem pensadas se a reunião é mal executada. Dessa forma, uma das coisas mais importantes é que todos se preparem com antecedência e levem tudo pronto. Ou seja,  nada de chegar na hora e ficar “deixa eu ver aqui”, “não tenho nada para compartilhar”, já que estar preparado não é só papel do líder, numa organização em que as pessoas são empoderadas (menos comando e controle), estar preparado é papel de cada ator que está ali.

Por esse motivo, dry run é uma palavra que uso e pratico bastante. Caso tenha interesse em conhecer mais sobre o termo, achei essa explicação aqui: “the day before the trial, the lawyers tried a dry run of the closing arguments” (tradução: “no dia anterior ao julgamento, os advogados fazem uma simulação dos seus argumentos finais”). Como acontece no episódio de Suits, quando eles fazem uma simulação de julgamento.

Enfim, eu não sou a master das reuniões, mas espero que os meus aprendizados ajudem você a ter menos reuniões que podiam ser e-mails. Caso queira se conectar comigo, me chame no Linkedin ou me escreva: adriana@vaipe.com.br.

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